Vous pouvez connecter Calendly à Welya via Make afin de faire remonter automatiquement les prises de rendez-vous réalisées pendant votre live.
Ces conversions seront alors disponibles dans vos analyses Welya et pourront également déclencher les notifications de conversion affichées pendant le live pour créer de la preuve sociale auprès de vos participants.
🎥 Voir le tutoriel vidéo
Avant de commencer
Ce tutoriel concerne la remontée des rendez-vous Calendly vers Welya.
Si vous souhaitez afficher des pop-ups lorsqu’un participant prend rendez-vous, pensez également à configurer les notifications de conversion directement dans votre offre Welya. Un tutoriel dédié est disponible pour cette configuration.
Importer le scénario dans Make
Pour commencer :
Connectez-vous à votre compte Make
Cliquez sur Create a Scenario
Cliquez sur les trois points en haut à droite
Sélectionnez Importer un blueprint
Importez le scénario Template RDV Calendly vers Welya disponible avec ce tutoriel
Il ne vous reste ensuite plus qu’à configurer les différents modules.
1. Configurer le déclencheur Calendly
Ouvrez le premier module Calendly, puis cliquez sur Create a Webhook.
Vous pouvez ensuite :
Donner un nom à votre webhook
Sélectionner votre compte Calendly
Choisir l’événement Invitee Created
Sélectionner votre organisation
Compléter la partie User
Sauvegarder
Si votre compte Calendly n’est pas encore connecté à Make, cliquez sur Add. Un nouvel onglet vous permettra de vous connecter à votre compte.
Le webhook est ensuite automatiquement connecté à Calendly : vous n’avez pas besoin de copier manuellement son URL dans Calendly.
2. Configurer le module Welya
Ouvrez ensuite le module Welya.
Sélectionnez :
Votre compte Welya
Le webinaire concerné
L’offre concernée
Si votre compte Welya n’est pas encore connecté, vous pouvez l’ajouter à l’aide de votre clé API Welya.
Si votre webinaire n’apparaît pas, utilisez le bouton de rafraîchissement. S’il reste introuvable, vérifiez qu’il est bien publié et qu’il possède une session à venir.
⚠️ Si plusieurs offres sont configurées dans votre webinaire, veillez à sélectionner celle correspondant réellement à votre prise de rendez-vous.
3. Mapper les informations obligatoires
Pour faire remonter la conversion dans Welya, deux informations sont obligatoires :
First Name
Email
Mappez ces informations avec les données transmises par Calendly.
D’autres champs sont disponibles dans le module Welya, mais vous n’avez pas besoin de tous les compléter pour une prise de rendez-vous.
Les informations liées à un achat, comme le montant, la devise ou le nom du produit, ne sont par exemple pas nécessaires ici.
4. Ajouter les informations utilisées dans vos notifications
Vous pouvez également transmettre des informations complémentaires telles que :
Le nom du closer
La date du rendez-vous
L’heure du rendez-vous
Le jour de la semaine
Ces informations sont particulièrement utiles si vous souhaitez les afficher dans vos notifications de conversion.
Vous pouvez par exemple créer une notification personnalisée indiquant qu’un participant vient de réserver son rendez-vous à une certaine date ou heure.
👉 Vous n’avez besoin de mapper ces champs que si vous les utilisez réellement dans vos notifications.
5. Faire un rendez-vous test pour récupérer toutes les données Calendly
Certaines informations Calendly, comme le Start Time du rendez-vous, peuvent ne pas apparaître immédiatement dans les données disponibles dans Make.
Dans ce cas :
Sauvegardez temporairement votre module Welya
Revenez sur le module Calendly
Faites un clic droit puis sélectionnez Run this module
Ouvrez votre lien Calendly
Effectuez une prise de rendez-vous test
Revenez dans Make
Make dispose maintenant d’un exemple réel de données Calendly.
Retournez dans le module Welya : le champ Start Time devrait désormais être disponible et pouvoir être utilisé pour vos mappings.
6. Formater la date et l’heure du rendez-vous
Vous pouvez formater les informations Calendly avant de les transmettre à Welya afin qu’elles soient plus lisibles dans vos notifications.
Par exemple, la date peut être transformée pour être affichée au format jour/mois/année plutôt que dans son format d’origine.
De la même manière, l’heure peut être formatée afin d’obtenir un affichage du type 20h00.
Le blueprint fourni avec ce tutoriel contient déjà les formats utilisés dans l’exemple : vous pouvez les conserver.
7. Conserver le gestionnaire d’erreurs du scénario
Le blueprint contient également un Error Handler.
Nous vous recommandons de le conserver afin d’éviter qu’une erreur ponctuelle dans une conversion ne vienne interrompre votre scénario.
Par exemple, si certaines informations reçues ne permettent pas à une conversion de remonter correctement dans Welya, le gestionnaire d’erreurs permet au scénario de continuer à fonctionner pour les conversions suivantes.
C’est particulièrement important pendant votre live afin d’éviter qu’une erreur isolée ne désactive votre automatisation.
8. Quand les conversions sont-elles remontées dans Welya ?
Welya récupère les conversions entre le début et la fin de votre live.
Un rendez-vous pris après la fin du live ne sera donc pas comptabilisé comme une conversion de ce live.
Le scénario Make peut cependant rester actif entre vos différentes sessions. Grâce au gestionnaire d’erreurs, vous n’avez pas besoin de le désactiver ou de le reconfigurer entre chaque session.
9. Réutiliser l’automatisation pour vos prochaines sessions
L’automatisation est liée au webinaire sélectionné dans le module Welya.
Vous pouvez ajouter de nouvelles sessions à ce même webinaire : le scénario continuera à fonctionner lorsque ces nouvelles sessions seront en live.
En revanche, si vous créez un nouveau webinaire, vous devrez créer ou dupliquer votre automatisation et sélectionner ce nouveau webinaire dans le module Welya.
Une fois votre configuration terminée, pensez à sauvegarder et activer votre scénario Make avant votre prochain live.
Lien du JSON à télécharger dans Make :