Dans ce tutoriel, nous allons voir comment utiliser les UTM dans le lien de votre offre Welya pour préremplir automatiquement les informations de vos participants dans Calendly.
Concrètement, lorsqu’un participant clique sur votre offre pendant le webinaire, il arrive sur Calendly avec certaines informations déjà renseignées, comme son prénom, son adresse email ou son numéro de téléphone.
Cela permet de fluidifier la prise de rendez-vous en évitant au participant de saisir à nouveau ses informations, mais aussi de limiter les doublons lorsqu’une personne utilise une adresse email différente pour s’inscrire au webinaire et pour prendre rendez-vous.
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1. Accéder au lien de votre offre
Dans Welya :
Ouvrez le webinaire concerné
Rendez-vous dans la section Live
Descendez jusqu’à Offres
Ouvrez l’offre qui redirige vers votre Calendly
Votre lien de redirection Calendly doit déjà être renseigné dans votre offre.
Nous allons simplement lui ajouter les paramètres nécessaires pour transmettre automatiquement les informations du participant.
2. Préremplir l’adresse email
À la fin de votre lien Calendly, ajoutez un point d’interrogation ? pour commencer à ajouter vos paramètres.
Ajoutez ensuite :
email=
Puis sélectionnez la variable dynamique Welya correspondant à l’email du participant.
Welya remplacera automatiquement cette variable par l’adresse email de la personne qui clique sur l’offre.
3. Préremplir le nom
Pour ajouter une nouvelle information à votre URL, séparez-la de la précédente avec un &.
Ajoutez ensuite :
name=
Puis sélectionnez la variable Welya First Name.
Votre lien contient maintenant les informations nécessaires pour transmettre automatiquement le prénom et l’adresse email à Calendly.
4. Préremplir le numéro de téléphone
Le fonctionnement est légèrement différent pour le numéro de téléphone.
Dans Calendly, le téléphone peut correspondre à une question personnalisée de votre formulaire. Le paramètre à utiliser dépend donc de la position de cette question.
Par exemple :
si le téléphone est la 1re question, utilisez
a1=s’il s’agit de la 2e question, utilisez
a2=s’il s’agit de la 7e question, utilisez
a7=
Si votre numéro de téléphone correspond à la première question, ajoutez donc :
&a1=
Puis sélectionnez la variable Welya correspondant au numéro de téléphone.
⚠️ Vérifiez bien la position de la question dans votre formulaire Calendly afin d’utiliser le bon numéro.
5. Tester votre lien directement depuis Welya
Une fois votre lien configuré, utilisez le bouton Test disponible dans votre offre Welya.
Ce test permet de vérifier deux choses :
que votre lien Calendly fonctionne correctement et qu’aucun paramètre n’a été mal configuré ;
que les variables Welya sont bien transmises aux bons champs Calendly.
Cliquez sur Test.
Welya remplace automatiquement les variables par des données de test et ouvre votre lien Calendly.
Sélectionnez ensuite n’importe quel créneau disponible pour accéder au formulaire.
Vérifiez que les différents champs sont correctement préremplis :
le prénom ;
l’adresse email ;
le numéro de téléphone, si vous l’avez configuré.
Les informations affichées lors du test sont volontairement des données fictives : elles permettent simplement de vérifier que votre configuration fonctionne correctement.
6. Que faire si les champs ne sont pas préremplis ?
Si Calendly s’ouvre correctement mais que certaines informations ne sont pas renseignées, vérifiez notamment :
que chaque paramètre est correctement écrit ;
que le premier paramètre commence bien par
?;que les paramètres suivants sont séparés par
&;que vous avez sélectionné les bonnes variables Welya ;
que le numéro utilisé dans
a1,a2, etc. correspond bien à la position de la question dans votre formulaire Calendly.
Vous pouvez utiliser à nouveau le bouton Test après vos modifications pour vérifier votre configuration.
Si vous ne parvenez pas à identifier le problème, vous pouvez contacter notre équipe afin que nous vous aidions à vérifier votre configuration.
Cas particulier : Calendly intégré sur une autre page
Cette méthode est prévue pour une redirection vers votre page Calendly.
Si votre formulaire Calendly est intégré sur une autre page, par exemple une page Systeme.io ou ClickFunnels, le préremplissage peut ne pas fonctionner de la même manière.
Dans ce cas, le comportement peut dépendre de la manière dont Calendly est intégré et des limitations appliquées par Calendly. Welya ne pourra pas nécessairement transmettre les informations jusqu’au formulaire intégré.
👉 Pensez donc à toujours utiliser le bouton Test avant votre webinaire pour vérifier que les informations sont correctement préremplies.