Si vos participants s’inscrivent à votre webinaire depuis une page d’opt-in GoHighLevel, vous pouvez utiliser Make pour les inscrire automatiquement dans Welya.
Welya va alors générer pour chaque participant ses liens personnalisés de live et de replay. Ces liens pourront ensuite être enregistrés dans des champs personnalisés GoHighLevel et utilisés directement dans vos emails de confirmation et de rappel.
Le fonctionnement est le suivant :
Inscription dans GoHighLevel → Make → inscription dans Welya → génération des liens personnalisés → mise à jour du contact dans GoHighLevel
💡 À savoir : nous travaillons actuellement sur une intégration native entre GoHighLevel et Welya. Très prochainement, vous pourrez donc connecter directement les deux plateformes et gérer vos inscriptions et données sans avoir besoin de passer par Make. En attendant sa disponibilité, vous pouvez utiliser l’automatisation présentée dans ce tutoriel.
🎥 Voir le tutoriel vidéo
Avant de commencer
Vous pouvez télécharger le Blueprint Make Template Inscription GHL vers Welya disponible en bas de cet article.
Il vous servira de base pour créer votre scénario.
1. Importer le Blueprint dans Make
Connectez-vous à Make puis :
Cliquez sur Create a new scenario
Cliquez sur les trois petits points en haut de votre scénario
Sélectionnez Import Blueprint
Importez le Blueprint disponible en bas de cet article
Vous retrouvez alors les différents modules nécessaires à l’automatisation.
2. Créer le webhook Make
Commencez par ouvrir le premier module Webhooks.
Cliquez sur Add
Donnez un nom à votre webhook
Sauvegardez
Copiez l’URL du webhook générée par Make
Cette URL doit maintenant être ajoutée à votre workflow d’inscription dans GoHighLevel.
3. Ajouter le webhook dans votre workflow GoHighLevel
Dans GoHighLevel, rendez-vous dans Automation et ouvrez le workflow utilisé lors de l’inscription à votre webinaire.
Vous avez généralement déjà un workflow qui se déclenche après l’inscription et qui envoie votre email de confirmation.
Son déclencheur peut par exemple être :
l’ajout d’un tag d’inscription ;
l’envoi d’un formulaire ;
ou tout autre trigger correspondant à votre processus d’inscription.
Ajoutez votre webhook Make juste après ce trigger et collez l’URL précédemment récupérée.
Vous pourrez ensuite conserver la suite de votre workflow, notamment votre email de confirmation.
💡 Nous vous conseillons de prévoir un court délai avant l’envoi de l’email de confirmation. Cela laisse le temps à Make d’inscrire le participant dans Welya et de renseigner ses liens personnalisés dans GoHighLevel avant que l’email soit envoyé.
4. Envoyer un contact test dans le webhook
Make doit maintenant recevoir les données d’un premier contact afin que vous puissiez effectuer le mapping.
Depuis votre workflow GoHighLevel :
Cliquez sur Test Workflow
Sélectionnez un contact test
Lancez le test
Retournez ensuite dans Make.
Les données du contact doivent maintenant avoir été détectées par le webhook.
Sauvegardez.
5. Configurer le module Welya
Ouvrez ensuite le module Welya permettant d’inscrire le participant.
Sélectionnez votre connexion Welya existante ou cliquez sur Add pour connecter votre compte.
Si vous réalisez une nouvelle connexion, vous devrez générer une clé API depuis Welya afin d’autoriser Make à accéder à votre compte.
Sélectionnez ensuite le webinaire concerné.
⚠️ Si votre webinaire n’apparaît pas dans Make, vérifiez :
qu’il est bien publié et non en brouillon ;
qu’il possède bien une session programmée dans le futur.
6. Mapper les informations du participant
Mappez ensuite les informations reçues depuis GoHighLevel avec les champs correspondants dans Welya.
Les informations principales sont :
Email Address → Email
First Name → First Name
Last Name → facultatif
Phone Number → facultatif
L’email et le prénom permettent d’identifier correctement votre participant dans Welya.
Sauvegardez le module.
7. Créer les champs personnalisés dans GoHighLevel
Nous allons maintenant préparer les champs dans lesquels seront enregistrés les liens générés par Welya.
Dans cet exemple, nous souhaitons récupérer :
le lien personnalisé du live ;
le lien personnalisé du replay.
Dans GoHighLevel, rendez-vous dans :
Settings > Custom Fields
Créez par exemple deux champs :
Lien du live
Lien du replay
Vous pouvez utiliser un champ de type Single Line et choisir ensuite son emplacement dans vos informations de contact selon votre organisation GoHighLevel.
Vous pouvez également créer d’autres champs si vous souhaitez récupérer davantage d’informations provenant de Welya.
8. Connecter GoHighLevel à Make
Retournez dans Make et ouvrez le module GoHighLevel Update Contact.
Connectez votre compte GoHighLevel si nécessaire. Lors de la connexion, GoHighLevel vous demandera de vous authentifier et de sélectionner le sous-compte concerné.
Dans Contact ID, mappez le Contact ID reçu dans le webhook initial.
Cela permet à Make de savoir précisément quel contact GoHighLevel doit être mis à jour.
Le prénom, le nom, l’email et le téléphone étant déjà présents sur le contact, vous n’avez pas besoin de les modifier.
Vous pouvez également ajouter un tag supplémentaire si cela fait partie de votre processus, par exemple un tag confirmant l’inscription au webinaire.
9. Enregistrer les liens personnalisés Welya dans GoHighLevel
Dans le même module Update Contact, recherchez les champs personnalisés que vous venez de créer.
Mappez :
Lien du live → Personalized Live Link
Lien du replay → Personalized Replay Link
Welya génère ainsi un lien propre à chaque participant et Make l’enregistre directement sur sa fiche GoHighLevel.
Si vous souhaitez récupérer d’autres informations disponibles dans le module Welya, vous pouvez également les mapper dans vos propres champs personnalisés.
Sauvegardez ensuite votre scénario.
10. Tester l’automatisation complète
Avant d’utiliser votre scénario avec vos vrais inscrits, effectuez un test complet.
Depuis GoHighLevel :
Retournez dans votre workflow
Cliquez sur Test Workflow
Sélectionnez un contact test
Vérifiez ensuite dans Make que les différents modules se sont correctement exécutés.
Vous pouvez également vérifier directement dans Welya :
Webinaire > votre webinaire > Inscrits
Votre contact test doit apparaître parmi les participants inscrits.
Enfin, dans GoHighLevel :
Rendez-vous dans Contacts
Ouvrez votre contact test
Vérifiez vos champs personnalisés
Les champs Lien du live et Lien du replay doivent maintenant contenir les liens personnalisés générés par Welya.
Vous pouvez ouvrir le lien du live pour vérifier qu’il dirige bien votre contact vers la page d’attente correspondant à sa session.
11. Utiliser le lien personnalisé dans vos emails GoHighLevel
Une fois vos champs correctement remplis, vous pouvez les utiliser dans vos emails de confirmation et de rappel.
Dans votre workflow GoHighLevel, prévoyez un court délai après le webhook avant votre premier email. Dans l’exemple du tutoriel, un délai de 2 minutes est ajouté afin de laisser le temps à Make de mettre à jour le contact.
Dans votre email, vous pouvez ensuite utiliser votre champ personnalisé de deux façons.
Vous pouvez par exemple ajouter un bouton Accéder au live, puis sélectionner votre champ personnalisé Lien du live comme URL grâce aux variables de substitution GoHighLevel.
Vous pouvez également insérer directement le champ personnalisé dans le contenu de votre email si vous souhaitez afficher l’URL.
GoHighLevel remplacera alors automatiquement la variable par le lien personnalisé enregistré sur la fiche de chaque contact.
⚠️ Ne copiez donc pas directement dans vos emails le lien personnalisé obtenu avec votre contact test. Chaque participant possède son propre lien : c’est bien le champ personnalisé GoHighLevel qui doit être utilisé comme variable.
Vous pouvez suivre exactement le même principe avec le champ Lien du replay dans vos emails envoyés après le webinaire.
12. Activer le scénario
Une fois tous vos tests terminés, activez votre scénario Make avec l’exécution Immediately as data arrives.
Votre automatisation est maintenant prête :
Le participant s’inscrit dans GoHighLevel
→ le workflow déclenche le webhook Make
→ Make inscrit le participant dans Welya
→ Welya génère ses liens personnalisés
→ Make enregistre les liens dans ses champs GoHighLevel
→ GoHighLevel utilise ces champs dans vos emails
Chaque participant peut ainsi recevoir automatiquement son propre lien de connexion au live et son propre lien de replay, sans avoir à se réidentifier lorsqu’il accède à Welya.
Lien du Blueprint à télécharger :